Administratiekantoren en boekhouders
Meer klanten bedienen zonder extra mensen aan te nemen.
- Alle administraties vanuit één agent
- Nieuwe klant aansluiten in een middag
- Tijd vrij voor advies in plaats van invoer
AI-boekhoudagent voor inkoopfacturen
Inkoopfacturen erin. Kloppende boeken eruit.
Vierkant leest elke factuur die in je mailbox binnenkomt, kiest de juiste grootboekrekening, toetst hem aan acht veiligheidschecks en zet hem klaar in Moneybird. Zelf boeken doet hij alleen als hij 100% zeker is. De rest wacht op één klik van jou.
Tot 90% minder handmatig invoeren
8 veiligheidschecks per factuur
Geen code per nieuwe klant
Inkoopfacturen · vandaag
Live
38Ontvangen
33Klaargezet of geboekt
5Wacht op jou
Voorbeelddata ter illustratie
Werkt met
- Moneybird Live
- Gmail & IMAP Live
- Basecone Binnenkort
- Exact Online Binnenkort
- eBay Binnenkort
Het probleem
Factuurverwerking is het duurste werk dat niemand wil doen.
Eén inkoopfactuur met de hand verwerken kost al snel een paar minuten. Vermenigvuldig dat met elke leverancier, elke klant en elke maand.
- 0:30Mail openen, pdf downloaden, herinneringen en nieuwsbrieven eruit filteren
- 1:00Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw en IBAN overnemen
- 1:00Grootboekrekening en btw-code kiezen, opzoeken hoe het vorige keer ging
- 1:30Uploaden, controleren op dubbelen, afletteren en archiveren
Wat levert het jou op?
22.7uur terug per maand
272uur per jaar
€12,240besparing per jaar
Schatting op basis van je eigen invoer. Het werkelijke aandeel hangt af van je leveranciersmix en boekingshistorie; in schaduwmodus meet je het vooraf.
Zo werkt het
Van mailbox tot grootboek in zes stappen.
Elke stap is vastgelegd, zodat je altijd ziet waarom een factuur op een rekening is beland.
01
Ophalen
Facturen komen binnen via e-mail, Basecone of een marktplaats. Vierkant herkent ze aan onderwerp, tekst en bijlage, en laat nieuwsbrieven liggen.
02
Lezen
AI-extractie haalt leverancier, factuurnummer, datums, bedragen, btw en IBAN uit de pdf, ook uit rommelige lay-outs.
03
Coderen
Een cascade van vier lagen kiest de grootboekrekening: eerst jouw eigen boekingshistorie, dan jouw regels, dan AI, en pas daarna jij.
04
Toetsen
Acht harde checks lopen voordat er iets geboekt wordt: zekerheid, IBAN-fraude, bedrag, dubbelen, scankwaliteit en historie.
05
Klaarzetten
Factuur en pdf staan klaar in Moneybird, met de boeking ingevuld. Jij keurt goed, of Vierkant boekt zelf als alles 100% klopt.
06
Afstemmen
Een dagelijkse controle slaat alarm als een verwerkte factuur niet in de administratie staat. Niets valt tussen wal en schip.
Veiligheid voorop
100% zeker, of hij wacht op jou.
De meeste tools gokken met een betrouwbaarheidsscore. Vierkant boekt alleen zelfstandig als de beslissing uit jouw eigen historie of een expliciete regel komt én alle acht checks slagen.
L1
BoekingshistorieHoe is deze leverancier eerder geboekt?
L2
Expliciete regelsJouw vaste afspraken per leverancier of trefwoord.
L3
AI-voorstelEen onderbouwd voorstel, altijd ter controle.
L4
JijOp je reviewlijst, met alle context erbij.
Veiligheidspoort8 / 8
- Bron van de beslissingHistorie of regel, nooit alleen AI
- Volledige zekerheidGeen twijfel tussen rekeningen
- Minimale historieGenoeg eerdere boekingen bij deze leverancier
- IBAN-fraudecheckRekeningnummer hoort bij deze leverancier
- Bedrag pastBinnen het normale bereik
- Geen dubbeleNiet eerder verwerkt
- ScankwaliteitGeen foto of scan met onzekere data
- VolumegrensMaximum per run, tegen kettingfouten
Begin in schaduwmodus
Vierkant draait weken naast je team mee en logt alleen wat hij zou hebben gedaan. Vergelijk, en zet automatisch boeken pas aan als de cijfers je overtuigen.
Functies
Gebouwd door een controller, voor mensen die cijfers moeten kunnen verantwoorden.
Slimme mailbox-triage
Herinneringen, aanmaningen en portaalfacturen krijgen automatisch een label, zodat urgente zaken niet ondersneeuwen.
Vraag het gewoon
Een chatassistent kent je mailbox, je administratie en je reviewlijst.
> Is de factuur van Hosting Noord al verwerkt?
Ja, klaargezet op 4 okt op 4410 Hosting.
Ja, klaargezet op 4 okt op 4410 Hosting.
Leert van jouw historie
Bij onboarding leest Vierkant je eerdere boekingen in. Hij boekt zoals jullie altijd boeken, vanaf dag één.
Eén configuratie per klant
Een nieuwe administratie toevoegen is een configuratiebestand invullen. Geen maatwerkcode, geen implementatietraject.
Dubbelen en afstemming
Ontdubbeling voorkomt dubbele boekingen. Dagelijkse afstemming vangt alles wat ergens is blijven hangen.
Volledige audit trail
Per factuur zie je welke laag besliste en welke checks slaagden. Klaar voor je accountant en je AO/IB.
Voor wie
Eén agent, twee soorten teams.
Mkb en financeteams
Een snellere maandafsluiting met dezelfde bezetting.
- Crediteurenadministratie altijd bij
- Fraudechecks op elk rekeningnummer
- Vastgelegde controles voor je accountant
Vergelijking
Meer dan herkennen. Echt verwerken.
| Handmatig | Scan- en herkentools | Vierkant | |
|---|---|---|---|
| Facturen ophalen uit je mailbox | Jij | Meestal doorsturen | Automatisch, met triage |
| Grootboekrekening kiezen | Jij | Voorstel | 4-lagen cascade met onderbouwing |
| IBAN-fraudecheck | Als je eraan denkt | Verschilt per tool | Bij elke factuur |
| Zelfstandig boeken | — | Verschilt per tool | Alleen bij 100% zekerheid |
| Proefdraaien zonder risico | — | — | Schaduwmodus |
| Status opvragen in gewone taal | — | — | Chatassistent |
Prijzen
Betaal per administratie. Niet per uur.
Indicatieve introductieprijzen, excl. btw. Elk pakket start met een gratis schaduwperiode.
Solo
Voor zzp en kleine bedrijven
€39 / maand
- 1 administratie
- Tot 150 facturen per maand
- Mailbox-triage en chatassistent
Voor kantoren
Practice
Voor administratiekantoren
€29 / administratie / maand
- Vanaf 5 administraties
- Onbeperkt facturen per administratie
- Begeleide onboarding per klant
Enterprise
Voor financeteams met eigen systemen
Op maat
- Koppelingen met ERP en Exact Online
- Eigen regels en goedkeuringsflows
- Vaste contactpersoon
FAQ
Veelgestelde vragen
Boekt Vierkant facturen zonder mijn goedkeuring?
Alleen als je automatisch boeken zelf aanzet, en dan alleen als alle acht checks slagen en de beslissing 100% zeker is. Al het andere staat klaar voor goedkeuring met één klik.
Met welke boekhoudpakketten werkt het?
Moneybird is live. Exact Online en Basecone zijn in ontwikkeling. Facturen kunnen binnenkomen via Gmail of elke IMAP-mailbox.
Wat gebeurt er als de AI het mis heeft?
Een AI-voorstel wordt nooit zelfstandig geboekt. Het komt op je reviewlijst. Jouw correctie wordt historie, waardoor dezelfde leverancier de volgende keer wel automatisch kan.
Hoe zit het met de beveiliging van mijn gegevens?
API-sleutels worden versleuteld opgeslagen en nooit in code gezet. De eerste koppeling is alleen-lezen, en elke actie wordt gelogd. Verwerking gebeurt onder een verwerkersovereenkomst conform de AVG.
Hoe lang duurt de onboarding?
Meestal één middag per administratie. Vierkant leert van je bestaande boekingen en draait daarna in schaduwmodus tot je vertrouwen hebt.
Moet ik mijn werkwijze aanpassen?
Nee. Leveranciers blijven mailen naar hetzelfde adres en je keurt goed in het pakket dat je al gebruikt.
Laat je boeken zichzelf kloppend maken.
Plan een demo van 20 minuten. We laten Vierkant los op een voorbeeldadministratie, en daarna op die van jou in schaduwmodus.